Analisa Pivot Dalam M Excel 2007

Mengenal Pivot Dalam Excel 2007

Jika Anda memiliki sejumlah data yang besar dan terdiri atas
banyak kolom (field), tentu dari data itu banyak makna yang
dapat disimpulkan. Namun demikian, akan sulit bila kita
harus menyimpulkan kecenderungan apa yang terjadi,
perbandingan antara suatu field dengan field yang lain,
perulangan data, hubungan perulangan data dalam suatu
periode. Untuk melakukan analisa yang jelas diperlukan
pengelompokan, pengurutan, serta pengolahan data sesuai
spesifikasi yang diperlukan.

Microsoft Excel telah menyediakan sarana pengelolaan data berupa
Sorting (pengurutan data), Filter (penyaringan data), dan Sub Total
(pengelompokan dan perhitungan data) Namun, jika fasilitas tadi
belum mencukupi kebutuhan kita dalam menganalisa data, maka
ada suatu sarana yang hebat dari Excel disebut PivotTable (Tabel
Sumbu Putar). Secara garis besar dapat dikatakan bahwa ini adalah
penyempurnaan dari fitur Crosstab (tabulasi silang) yang ada pada
Microsoft Excel versi 4.0.


PivotTable mulai diperkenalkan pada Excel versi 5.0 yang merupakan
versi paling cemerlang dalam tahap pembuatan program ini. Pada
versi ini Excel mulai menggunakan multisheet dalam sebuah file
workbook. Dari versi ke versi, PivotTable mengalami penyempurnaan
dalam kestabilan program maupun kemudahan pengoperasian.
Banyak yang mengira PivotTable adalah suatu bagian yang rumit dan
sulit dipahami. Pandangan ini akan sirna bila kita selangkah demi
selangkah membaca pokok bahasan ini. Yang benar PivotTable memiliki
banyak cara yang mudah untuk mengolah data, dengan cara
menyaring data tertentu, memutar susunan data dalam kolom menjadi
baris per baris, meringkaskan sekumpulan data dari sudut pandang
yang dikehendaki. Bahkan setelah PivotTabel tersusun, ia akan dapat
dijadikan acuan penyusunan PivotTable lain, menyusun grafik, sebagai
tabel yang digunakan sebagai acuan fungsi LOOKUP dan masih
banyak lagi.

Jika kebutuhan kita hanya sekadar menghitung, menjumlahkan data,
kemudian mencetaknya dalam bentuk laporan, barangkali PivotTable
bukan sarana yang kita butuhkan. Akan tetapi, jika data yang kita
tangani jumlahnya banyak dan kita diminta membuat laporan
kesimpulan dari data yang banyak itu pada masing-masing periode,
pertimbangkan PivotTable sebagai salah satu sarana yang akan memecahkan
masalah kita.




Melihat Tabel Data dari Sisi yang Berbeda

Ketika kita membuat tabel untuk menyimpan data, maka tabel data
tersebut merupakan salah satu kemungkinan bentuk susunan dari data
tersebut. Namun, kita dapat pula mengubah bentuk susunan data
tersebut sehingga dapat diperoleh sisi pandang yang berbeda

Dapatkan kita bayangkan jika kita memiliki
sebuah tabel data yang lebih besar, dengan jumlah kolom yang
banyak serta jumlah baris yang lebih banyak lagi. Akan ada lebih
banyak kemungkinan untuk menganalisis data-data tersebut dengan
cara mengubah susunan tabel sesuai dengan sudut pandang yang
berbeda



Apakah PivotTable?

PivotTable adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat
mampu menampilkan ringkasan data dalam jumlah yang besar.
PivotTable bukan hanya memutar sumbu tabel, tetapi mampu
melakukan kalkulasi setiap item yang dibutuhkan menggunakan cara
dan perhitungan sesuai pilihan kita. Oleh karena PivotTable ini dapat
kita letakkan pada range atau sheet yang lain, maka kita dapat
melakukan perubahan-perubahan pada PivotTable tanpa harus mengubah
data aslinya.

Dalam melakukan perhitungan, PivotTable bukan hanya melakukan
penjumlahan saja, melainkan penghitungan dengan fungsi yang lain
seperti mencari rata-rata, mencari prosentase, standard deviasi, dan
lainnya.
Dengan menggunakan teknologi PivotTable, kita akan dapat melakukan
hal-hal sebagai berikut.

• Membuat beberapa macam tampilan dan laporan dari suatu
sumber yang sama.
• Memindahkan field ke berbagai lokasi dalam laporan.
• Menentukan/memilih field-field mana yang akan ditampilkan
dalam suatu laporan.
• Mengumpulkan field-field yang berisi numerik dalam beberapa
cara.
• Memanfaatkan Filter untuk mengontrol nilai-nilai yang mana yang
akan ditampilkan.
• Menggali data numerik untuk menyatakan penopang data set.
• Membuat beberapa bentuk laporan lain dari sebuah PivotTable
yang telah ada.

Mengenal Beberapa Istilah yang Digunakan
di dalam PivotTable
Untuk memudahkan kita dalam mempelajari PivotTable, sebelumnya
kenalilah dulu arti terminologi dari beberapa istilah yang digunakan.


Tentang Data

Sumber Data (Data Source)

Adalah sebuah tabel data yang akan dijadikan sumber data dalam
pembuatan PivotTable. Tabel data ini bisa berasal dari worksheet Excel
itu sendiri, dari beberapa worksheet, eksternal database, maupun dari
PivotTable yang sudah ada.


Field

Adalah suatu kategori data yang diperoleh dari suatu kolom pada
Sumber data atau Database. Sebagai contoh, field Sport berisi berbagai
data sport (Golf, Tennis, dan lain-lain).




Item

Item adalah suatu subkategori atau anggota dari suatu field. Sebuah
item merepresentasikan suatu entri data yang unik dalam sebuah field.
Sebagai contoh, Golf merupakan representasi semua baris data dalam
field Sport. Dengan demikian, dalam field Sport mungkin ada entry
data Golf sebanyak 75 kali, entry data Tennis 100 kali, dan sebagainya.

SubTotals

Suatu baris atau kolom yang menampilkan subtotals sebagai detil sel
pada baris maupun kolom pada sebuah PivotTable.

Grand Totals

Suatu baris atau kolom yang menampilkan total dari keseluruhan sel
dalam baris atau kolom pada PivotTable. Kita dapat menentukan
apakah grand total dihitung untuk baris atau kolom. Secara default
grand total ditampilkan kedua-duanya, baik untuk baris maupun kolom.
Summary Function
Adalah jenis kalkulasi yang digunakan untuk mengalkulasi nilai data
yang terletak pada suatu data field. Pada PivotTable, Report biasanya
menggunakan fungsi SUM untuk data field yang berisi numerik, dan
fungsi COUNT bila filed berisi data teks. Namun, kita dapat memilih
fungsi Excel yang tepat sesuai dengan kebutuhan kita (seperti
misalnya AVERAGE, MIN, MAX , dan sebagainya)

Refresh

Adalah perintah untuk meng-update PivotTable Report setelah mengalami
beberapa perubahan pada data source. Sebagai contoh, jika
PivotTable Report kita berdasarkan data dari sebuah database di luar
Excel, maka perintah Refresh akan menjalankan query yang menampilkan
data pada Report kita. Jika berdasarkan data pada worksheet,
maka setiap kali mengubah data pada tabel, kliklah tombol Refresh
untuk meng-update PivotTable.


Jenis-Jenis Field

Row Field

Sebuah PivotTable report yang memiliki lebih dari satu row field,
memiliki satu inner row field (sebagai contoh Sport), dan satu outer row
field (sebagai contoh Wilayah). Item pada baris paling luar ditampilkan
hanya sekali, tetapi item pada row field berikutnya akan
ditampilkan berulang sesuai jumlah data uniknya.


Column Field

Column Field adalah data yang tersusun dalam kolom-kolom. Biasanya
field yang dipilih mengisi Column Field adalah yang jumlah data
uniknya tidak terlalu banyak. Sebab, jika banyak, maka akan terbentuk
tabel menyamping (melebar) sehingga sulit dianalisis

Page Field

Page fields memungkinkan Anda untuk memfilter keseluruhan data
pada PivotTable dalam menampilkan data dari suatu item tertentu atau
keseluruhan item.

Data Field

Data fields berisi nilai-nilai data yang diikhtisarkan/diringkaskan.
Umumnya Data Field berisi bilangan, namun bisa juga berisi teks. Data
filed biasanya dilengkapi dengan Sum summary function.
Jika PivotTable Report memiliki lebih dari satu data field, maka sebuah
tombol field yang bernama Data akan muncul pada PivotTable untuk
mengakses keseluruhan data field



Tentang Layout

Layout Manager

Layout manager terdapat pada Wizard yang ke-3. Melalui layout
manager ini kita dapat menyusun layout PivotTable yang kita
kehendaki dengan cara meletakkan field-field yang ada pada drop
area yang ada.

Drop Area

Drop Area ini muncul bila kita menata layout tidak melalui Layout
Manager, yaitu jika kita memilih tombol Finish pada Wizard yang
ke-3. Area yang dikelilingi garis biru adalah daerah di mana kita
dapat meletakkan field-field untuk ditampilkan dalam suatu layout yang
kita ciptakan sendiri. Caranya dengan menyeretkan nama field dari
Field List ke Drop Area.


Field List

Sebuah kotak yang memuat daftar field yang ada pada Sumber Data
yang digunakan PivotTable. Jika field disusun dalam level, maka kita
dapat mengklik tombol maupun untuk menampilkan atau menyembunyikan
level-level tertentu. Untuk menampilkan field pada
PivotTable, seretlah nama field tadi pada Drop area yang diinginkan.


Field Drop Down List

Sebuah daftar item yang ada pada suatu Field yang dapat Anda pilih
untuk ditampilkan. Apabila field tersusun dalam suatu level, maka
Anda dapat klik tombol atau untuk melihat level mana yang akan
ditampilkan.

Data Area

Bagian dari PivotTable yang berisi ringkasan data dari Row Field dan
Column Field. Sebagai contoh, sel C5 berisi jumlah data Golf pada
Kwartal I. Sedangkan sel C8 berisi hasil penjualan Golf pada Kwartal

Bentuk Kursor saat menyeret nama field menggambarkan tujuan ke
mana field akan diletakkan.
Menyeret Field ke Page Area
Menyeretkan field ke Row Area
Menyeretkan field ke Column Area
Menyeretkan Field ke Data Area
Menyeretkan field keluar dari Report
Bentuk kursor tersebut ditentukan dari pilihan yang saat itu aktif pada
kotak Add To.

Membuat PivotTable yang Pertama

Cara paling mudah untuk memahami PivotTable adalah dengan mencoba
membuatnya. Tentu saja kita akan membuat secara sederhana
terlebih dulu agar kita segera dapat menangkap apa maksudnya.

Menyusun Sebuah Daftar

Sebagai langkah pertama dari rangkaian menyusun sebuah PivotTable
adalah menyediakan sumber datanya terlebih dulu. Berikut ini sebuah
tabel data pada file yang bernama PivotTable dan sheet yang bernama DATA. Data tabel ini memperlihatkan
catatan transaksi penjualan pulsa HP selama dua bulan di
mana terdapat 11 buah field dan 800 record (baris). Nama-nama field
yang ada sebagai berikut.

Tanggal Tanggal kejadian transaksi
Jam Jam terjadinya transaksi
KodeDealer Kode masing-masing penjual
Jenis Jenis voucher yang dijual
KodePaket Kode yang menyatakan nilai paket
HargaBeli Harga beli paket
HargaJual Harga jual paket
Profit Selisih Harga Beli dan Harga Jual
Keterangan Menjelaskan apakah transaksi yang terjadi berupa
penjualan atau Return.
HpCust Nomor HP customer yang diisi pulsa
ID Kode masing-masing transaksi


Sebagai sebuah catatan harian atau record, tabel data di atas mencatat
serangkaian informasi yang diperlukan. Namun, apabila catatan
ini hendak dianalisis datanya, maka akan kesulitan untuk menyimpulkannya.
Misalnya, Dealer (penjual) yang mana yang jumlah hasil
penjualannya paling banyak dalam satu bulan. Jenis pulsa mana yang
paling laku, atau paket pulsa yang mana yang paling tidak laku,
berapa profit yang diperoleh dalam satu bulan, dan sebagainya.
Apabila catatan transaksi ini telah berlangsung selama 6 bulan
kemudian kita ingin menganalisis bulan-bulan mana yang penjualannya
paling baik dan bulan mana kurang baik.

Untuk memperoleh informasi yang akurat mengenai poin-poin di atas,
Kita akan mendapatkan jawaban secara cepat menggunakan
PivotTable.

Menggunakan PivotTable Wizard

PivotTable and PivotChart Wizard adalah sarana yang memudahkan
kita dalam menyusun sebuah PivotTable maupun PivotChart. Untuk
menggunakan Wizard ini, bloklah tabel data atau setidaknya letakkan
sel aktif pada tabel tersebut. Pada Excel versi 2003 ke bawah gunakan
menu Data > PivotTable or PivotChart Wizard sehingga muncul
Wizard step 1.

Memilih Jenis Sumber Data

Pada langkah pertama ini kita diminta untuk menentukan jenis
sumber data serta jenis Report yang akan dibuat.
Pada langkah ini kita dapat menentukan sumber data mana yang
akan kita pakai untuk membangun PivotTable. Pada Excel versi 2003
ke belakang ada empat jenis sumber data yang dapat kita ambil
sebagai berikut.



Microsoft Office Excel List atau Database

Suatu worksheet range yang berisi suatu list atau database. Ini adalah
sumber yang mungkin paling sering dipakai sebagai sumber data
suatu PivotTable.

External Data Source

Suatu sumber data eksternal (dari luar Excel). Misalnya data yang
diambil dari Microsoft Access database, FoxPro, atau lainnya.
Multiple Consolidation Ranges
Beberapa range data yang telah dikonsolidasikan. Hal ini bisa berupa
range-range dalam worksheet yang sama, atau worksheet yang
berbeda tapi dalam suatu Workbook yang sama, maupun pada
Workbook yang lain.
Another PivotTable
Mengambil sumber data dari PivotTable lain yang telah kita buat.
Option ini dapat menghemat waktu dan memori.


Menetapkan Sumber Data

Oleh karena pada langkah pertama kita memilih Microsoft Excel List
or Database

Jika sebelum membuka PivotTable Wizard kita telah membuat blok
data terlebih dulu, maka pada step ini kita tinggal klik Next. Akan
tetapi, jika belum, kliklah tombol selector lalu buatlah seleksi bidang
yang dijadikan sumber data. Jika lembar data ada pada file lain,
kliklah tombol Browse. Kita akan mempraktekkan pilihan ini pada
contoh yang lain. Excel mampu memilih suatu tabel data secara otomatis
apabila kita menyusun data secara benar.

Menentukan Lokasi PivotTable

Pilihlah lokasi di mana kita akan meletakkan PivotTable.
Pilihan New Worksheet untuk meletakkan PivotTable di worksheet lain.
Ini cocok bila tabel data kita di worksheet ini besar dan tidak ingin
terganggu dengan adanya PivotTable di worksheet yang sama.
Pilihan Excisting Worksheet untuk meletakkan PivotTable pada worksheet
yang ditempati tabel data. Ini cocok bila tabel data kita relatif
kecil dan tidak merasa terganggu jika PivotTable juga diletakkan di
situ. Hal ini memudahkan bila kita harus melakukan perubahan
maupun kontrol terhadap data pada tabel aslinya. Untuk pilihan ini
kita harus membuat blok untuk menunjukkan di mana PivotTable akan
diletakkan. Setidaknya kita menunjuk satu sel yang merupakan pojok
kiri atas dari PivotTable. Kemudian klik Layout untuk membuka wizard
berikutnya.


Menetapkan Layout PivotTable

Langkah inilah yang akan menentukan bagaimana bentuk PivotTable.
Di sini kita mencoba menentukan apa yang ingin kita tampilkan untuk
dianalisis. Dalam membuat PivotTable yang mudah dibaca, mudah
dianalisis, kita tidak perlu mengikutkan terlalu banyak field karena
bila PivotTable yang dibuat terlalu melebar, maka hal itu juga akan sia-
sia karena kita atau orang yang menerima laporan ini masih sulit
mengambil kesimpulan.
Taruhlah pada latihan ini kita ingin menganalisis perolehan hasil penjualan
per tanggal dari para agen terhadap masing-masing jenis pulsa.
Untuk itu field yang akan kita libatkan adalah Tanggal, Kode_dealer,
Jenis, dan HargaJual.

Marilah kita coba dengan susunan alternatif pertama:
1. Seretkan nama field Tanggal ke Row field.
2. Kode_dealer ke Column field.
3. Jenis ke Column field.
4. HargaJual ke Data field.
Setelah kita klik OK dan klik Finish pada Wizard, kita akan memperoleh
tampilan hasil PivotTable yang melebar ke samping.

Ternyata susunan layout ini kurang tepat karena distribusi data tidak
merata, tidak semua tanggal ada transaksi dari masing-masing agen,
juga tidak semua agen menjual semua jenis pulsa. Oleh karena kondisi
inilah membuat PivotTable yang dihasilkan melebar sehingga sulit
diambil kesimpulannya.

Mengubah Sudut Pandang PivotTable

Apabila dari PivotTable yang kita peroleh ternyata kita tidak mendapatkan
informasi yang dikehendaki, maka dari struktur data yang
kita miliki masih dapat disusun ke dalam bentuk lain dari PivotTable
untuk menyajikan sudut pandang yang berbeda.

Kemungkinan lain untuk mengubah tampilan PivotTable adalah mengubah
langsung susunan layout pada PivotTable wizard step ke-3.
Langkah yang dilakukan sebagai berikut:

1. Klik tombol PivotTable pada PivotTable toolbar.
2. Pilih PivotTable Wizard sehingga muncul wizard langkah ke-3.
3. Klik Layout sehingga ditampilkan susunan layout yang berlaku saat
ini.
4. Pindahkanlah letak field Kode_dealer dari Column Field ke Row
Field.



Jika kita benar-benar hanya perlu mengetahui nilai profitnya saja,
Kita cukup memasukkan field Profit saja pada Data Area.


Mengubah Data pada Lembar Data

Perubahan yang kita lakukan pada data sumber tidak secara otomatis
mengubah PivotTable hingga kita melakukan refresh. Gunakan
tombol Refresh pada toolbar PivotTable atau gunakan menu Data,
Refresh Data untuk meng-update data pada cache memory.

Cobalah untuk mempraktekkan bagaimana efeknya bila kita mengubah
data pada sumber data kita. Bukalah worksheet yang menyimpan
sumber data (Gambar 1.17) dan ubahlah semua HargaBeli untuk
jenis voucher dengan kode S20 dari 20750 menjadi 20500. Kemudian
berpindahlah ke worksheet yang memuat PivotTable. Pada
worksheet ini perubahan tersebut masih belum berefek apa-apa.
Kemudian gunakan menu Data, Refresh Data, atau klik ikon Refresh
Data yang bergambar ! (tanda seru) pada toolbar PivotTable.



Menyusun Layout PivotTable
Tanpa Menggunakan Layout Manager

Jika setelah PivotTable Wizard step ke-3 kita langsung memilih Finish,
artinya kita tidak menggunakan Layout manager untuk menata susunan
layout PivotTable, tetapi Anda langsung menyusun pada worksheet
dan drop data area. Ini hanya masalah kebiasaan saja, dengan
cara mana yang kita sukai.